Bagi para profesional swasta ataupun dikalangan pegawai negeri, yang namanya rapat tentu bukan hal baru. Baik rapat dalam kelompok kecil ataupun dalam kelompok besar. Tidak juga hanya di kantor tetapi bisa di lingkungan bahkan di rumah sekalipun. Nah, seringkali kita merasa bosan dalam rapat yang kita ikuti. Apalagi bila kita hanya menjadi peserta pasif yang hanya mendengar. Bila ini terjadi, banyak faktor yang mempengaruhi keadaan ini yang membuat kita menjadi sering menguap karena ngantuk.
Bagaimana membuat rapat itu menjadi efektif? Salah satu yang mempengaruhi adalah cara mengkomunikasikan pendapat. Banyak peserta rapat yang mengutarakan pendapatnya ngalor-ngidul, ada juga yang muter-muter, ada juga yang tidak nyambung dengan topik pembahasan, dan lain sebagainya. Hal itu, selain membuang waktu juga membuat peserta lain jenuh. Apalagi bila yang bicara atasan kita. Jadilah kita “setia” mendengarkan, suka atau tidak suka.
Ada sedikit tips bagi para “penggandrung” rapat ketika menyampaikan pendapat dalam rapat.
1. Jadilah pendengar yang baik
Tuhan memberi kita 2 telinga dan hanya 1 mulut. Jadi sebaiknya kita lebih banyak menggunakan telinga daripada mulut. Simak dengan baik materi dan pembicaraan yang menjadi topik. Jangan sampai kita salah paham dengan materi yang sedang bergulir atau maksud yang disampaikan oleh peserta rapat yang lain. Sebaiknya kita juga tidak menyiapkan pendapat kita ketika peserta lain sedang menyampaikan pendapatnya. Karena hal itu akan memecahkan konsentrasi kita sehingga tidak seluruh pesan yang disampaikan oleh peserta lain kita terima.
2. Buatlah kalimat menjadi sederhana
Kalimat yang efektif, singkat dan jelas. Percayalah orang memahami maksud anda dengan kalimat pendek dan jelas. Penjelasan detil sampai pada teori-teori yang tidak relevan akan membuat peserta lain bosan dan mungkin saja kta akan dianggap sok tahu.
3. Keraskan suara anda
Secara Psikologis, suara yang lantang akan mempengaruhi jalannya rapat. Bila suara kita dominan pada saat menyampaikan pendapat maka peserta yang lain akan menyimak pendapat kita.
4. Baca situasi
Ketika menyampaikan pendapat anda baiknya kita juga melihat situasi. Bila orang mengernyitkan kening tanda bingung atau orang sudah terlihat bosan segeralah mengambil langkah yang tepat, misalnya dengan menyederhakan pendapat atau mempersingkat komentar.
5. Jangan mengulang ide orang lain
Mengulang ide orang lain akan membuat peserta lain bosan dan mengganggap kita tidak punya ide.
6. Usahakan untuk tidak menggumam
Ingat salah satu menteri di jaman Orde baru yang sering mengeluarkan gumaman? “Mmmm... Bapak Presiden mengatakan....mmmm... kini sudah saatnya kita....mmmmm... swasembada beras,” demikian sebagai contoh. Bila kita sering menyimak tentu akan bosan dan lelah mendengar untuk menunggu kata selanjutnya.
7. Usahakan bicara dengan intonasi yang pas
Usahakan bicara tidak terlalu cepat dan tidak terlalu lambat. Bicara cepat akan membuat orang sulit mengerti pendapat kita sementara bicara terlalu lambat akan membuat orang lelah menunggu
8. Berlatihlah
Membuat kita siap mengikuti rapat dengan gaya komunikasi yang baik memang tidak mudah. Maka berlatihlah dengan menjadi pendengar yang baik, berbicara didepan cermin, dan kalau mungkin mintalah pendapat rekan anda.
Sebagai tambahan referensi seorang Dinne Arianna Musu, PR Manager PT. Nissan Motor Indonesia berpendapat bahwa Berkomunikasi yang baik untuk PR (Publi Relation) yaitu,
pertama kita harus mengetahui dengan siapa kita berbicara (internal atau eksternal) serta fokus terhadap pesan yang akan disampaikan. Kedua Bahasa yang digunakan harus mudah, singkat dan tidak berbelit.
Perbedaaan antara Sales dan PR adalah sales lebih berorientasi kepada penjualan, mengejar target atau direct selling. Sedangkan PR berorientasi pada cara membentuk citra atau image dan tingkat kepercayaan publik terhadap sebuah perusahaan atau produk.
Percayalah, rapat akan jadi menyenangkan dan keputusan yang akan diambil akan berbobot. Salam Sukses!
Sumber : Situs Majalah.leadership-park
Tidak ada komentar:
Posting Komentar